Slovníček pojmů
Archiválie
Takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.
CMS
Systém pro správu obsahu (CMS z anglického Content Management System) je software zajišťující správu dokumentů, nejčastěji webového obsahu. Pro CMS se někdy používají i oborově podobné termíny redakční či publikační systém. (Wikipedia)
Dokument
Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
Metadata
Data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
Offline verze
Pojem offline verze obvykle označuje verzi, která je statická, tj. žádné její stránky nejsou generovány z databáze. Je možné ji tedy prohlížet i bez webového serveru z offline médií (disk, DVD apod.).
Původce
Každý, z jehož činnosti dokument vznikl.
SaaS
"Software as a Service" - aplikace, která je uložena (včetně uživatelských dat)na serveru poskytovatele a je uživateli poskytována formou služby. Ten ji obvykle využívá prostřednictvím webového prohlížeče.
Skartační lhůta
Doba, během níž musí být dokument uložen u původce.
Skartační znak
Označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení.
Spisový řád
Vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.
Spisový znak
Označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.
Spisovna
Místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení.
Výkon spisové služby
Zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
