1. Hlavní strana
  2. Archivace ze zákona

Archivace ze zákona

Cílem archivace webů „ze zákona“ je vyhovět ustanovením zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, podle kterého jsou všichni vyjmenovaní „původci“ povinni ukládat „dokumenty“ vzniklé jejich činností do elektronických systémů spisové služby. Tato povinnost se vztahuje i na dokumenty publikované na webových stránkách původce, případně vzniklé a uložené v rámci systému pro jejich přípravu (publikování). Formáty předávaných dokumentů a způsob jejich předání systému spisové služby pak zákon velmi přesně upravuje (viz Legislativa).

Vlastní archivace, respektive technické zpracování dokumentů, probíhá následujícím způsobem:

  • identifikace dokumentů, které je třeba archivovat
  • přenos dokumentů na archivační server
  • konverze dokumentů do přípustných formátů
  • příprava exportní dávky pro elektronický systém spisové služby
  • odeslání dat
  • vytvoření evidenčních (logovacích) záznamů o provedení konverze a exportu dat

Uvedený postup musí řešit například následující otázky:

  • oddělení informačního obsahu dokumentu od z hlediska archivace nežádoucích elementů stránek (například navigací apod.)
  • identifikaci všech souborů, které s archivovanou stránkou souvisí a jsou z hlediska archivace žádoucí (například obrázky, přiložené dokumenty apod.)
  • spojení stránek, které jsou na webu zobrazovány odděleně, ale de facto jsou jedním dokumentem.
  • archivaci stránek, které nejsou veřejné
  • podporu aktualizací dokumentů – dokument, jenž je aktualizací dokumentu již odeslaného, musí být příslušně označen.
  • opatřování vhodnými metadaty (např. autor, datumy, apod.)

Pro efektivní archivační proces je vhodná spolupráce ze strany systému CMS, který archivované stránky spravuje. U většiny systémů lze danou spolupráci řešit nenáročnou úpravou nastavení, pro některé systémy, např. WebToDate, existují moduly, které problematiku archivování řeší komplexněji.